I Umeå har kommunen upphandlat datasystem som gör att rektor blir upplåst vid dataskärmen i stället för att vara närvarande i det pedagogiska arbetet. Systemen gör det dessutom omöjligt att delegera en rad administrativa arbetsuppgifter.

Ny teknik kan ibland driva utvecklingen bakåt. I Umeå använder kommunen så många och komplicerade datasystem att rektorerna blir upplåsta vid dataskärmen i stället för att ägna sig åt ledarskapet.
Bara den tid det tar för kommunens ledare att logga in på systemen motsvarar arton heltidstjänster per år. Det är rektor personligen som måste signera alla dokument även i vardagsadministrationen. Systemen gör det omöjligt att delegera arbetsuppgifter.
Men en ljusning kan skönjas. Efter rektorernas kritik kräver nu kommunen att leverantören ändrar rutinerna.
- Visst har jag chefsansvaret och måste ha kontroll över löne- och personaladministrationen, men det tar för lång tid och rimmar illa med att den pedagogiska ledaren ska vara ute i verksamheten. Speciellt personalhanteringen - att ha koll på dem som är tjänstlediga eller sjukskrivna tar alldeles för mycket tid, säger Lotta Nordström, rektor på Västangård skola i Umeå och ledamot i Sveriges Skolledarförbunds styrelse.
- Alla datasystemen med dess olika namn har blivit ett skämt bland ledarna, berättar hon.
- PALETT, där vi ska rapportera in all vår personal, som i sin tur går in på DAM för att registrera frånvaro etcetera. Sedan ska vi hantera elektroniska fakturor i BALTZAR. Därefter registrera och diarieföra i GERDA och LÄRDA. Posten läser vi i FIRST CLASS…
- Var för sig är datasystemen tydliga och överskådliga och man kan få mycket stöd och hjälp av dem. Problemet är att man blir väldigt låst vid sin dator eftersom jag personligen ska signera allting - det är omöjligt att överlåta uppgifter till en administratör.

För skolledarna i Umeå är det svårt, för att inte säga omöjligt, att få något administrativt stöd, som att ta ut listor och hålla koll på när folk är tjänstlediga. Det hade man innan dessa datasystem infördes 2003.
Bland ledarna har man räknat ut kostnaden enbart för att logga in i de olika datasystemen. Det motsvarar arton heltidstjänster i Umeå kommun.
Olika inloggningar för varje system tar sin tid och dessutom byts lösenorden med jämna mellanrum.
Det blir ju omöjligt att delegera uppgifter för rektor?
- Vi har gått på kurser för att lära oss systemen. Det har tagit tid och när inkörningsperioden är över så har kommunen börjat fundera på om man verkligen ska behålla datasystemen.
- Diarieföringen fungerar inte. Ytterst få av oss går in där. Lönesystemet fungerar, men gör det svårt att delegera. Dessutom måste man komma ihåg att gå in och kolla rutinartade uppgifter vissa datum varje månad, berättar Lotta Nordström.
- Som rektor vill jag ju hellre vara ute i verksamheten, men arbetet blir hemskt mycket uppknutet kring datasystemen.
Lennart Jonasson fick i uppdrag av regeringen att undersöka skolans ledningsstruktur. Han kom bland annat fram till att friheten måste vara större för rektorerna, att de måste kunna delegera mycket fler arbetsuppgifter, om de ska kunna göra ett bra jobb.

Utredningen visade att rektorerna i alltför hög grad tvingas vara administrativa tjänstemän i stället för de ledare som de borde vara. I stället för att blicka framåt så fastnar de i att få den dagliga verksamheten att gå runt.
Skolledaren ringde upp personaldirektör Birgitta Forsberg i Umeå kommun och påpekade att rektorerna blir väldigt upplåsta vid datasystemen i stället för att vara närvarande i den pedagogiska verksamheten.
Det går ju stick i stäv emot att rektor ska kunna delegera fler uppgifter?
- Vi är medvetna om att många skolledare upplever att de blir alltför bundna vid datorn säger Birgitta Forsberg.
- Själva beslutet att signera en semesterledighet etcetera är ett beslut som en ledare måste ta, så den tiden blir inte längre än om man signerar på papper, hävdar hon.
- Men vi vill så långt som möjligt frigöra ledare från rutinadministration och göra det möjligt att leda verksamhet och utveckla medarbetare, det är vi helt överens om med rektorerna, säger Birgitta Forsberg.
Så vad ska ni göra åt saken?
- Vi följer upp med medarbetarenkäter och de visar att många skolledare upplever en hög arbetsbelastning. Vi gör nu vad vi kan för att det ska bli en smidig administration och känslan av bundenhet tar vi på allvar. Från arbetsgivarsidan har vi ingen annan uppfattning än rektorerna, menar Birgitta Forsberg.
Men lönesupporten (avdelning inom kommunen) har gjort en undersökning som visar att majoriteten av de kommunala ledarna tycker att det är lika mycket eller mer administration än tidigare.
- Nu sätter vi press på vår leverantör VM-data för att de verkligen ska åstadkomma förbättringar. Det ska komma en ny version av datasystemen i höst och vi gör allt för att det ska bli så få klick som möjligt vid skärmen och mer tid till verksamheten. Det är ett ständigt utvecklingsarbete.
Hur gick upphandlingen till - har rektorer fått vara med och säga sitt om systemet?
- Ja, det var en jättestor upphandlingsgrupp där rektorer och andra ledare fanns med. Vi hade workshops där man fick komma in och prova på, så det har varit en förhållandevis bra delaktighet. Men det är först när arbetsprocesserna kommer igång som man märker nackdelarna.
Tiden för att bara logga in motsvarar arton heltidstjänster i kommunen. Vad säger det om datasystemen?
- Det har jag ingen uppfattning om. Det vet jag inte och kan inte kommentera.

text: Bill Erlandson

(9/2005)