|
|
|
|
Drunkna i papper - nej tack!
Skolledarna – ja, faktiskt hela skolan – riskerar att drunkna i dokumentation, anser Ingela Fondin, rektor på Björkhagens skola.
– Risken är stor att vi flyttar fokus, från vad som är bäst för eleven till att allt måste vara nedskrivet.
Ingela Fondin är rektor för Björkhagens skola, en F-9-skola med 850 elever och 122 anställda i Stockholmsförorten Skarpnäck, och sitter i Sveriges Skolledarförbunds styrelse. Under sina tjugo år i skolledaryrket har hon upplevt en gigantisk explosion av dokumentationen i skolan, tycker hon. Den påverkar alla i skolan, men framför allt rektorerna.
– Det är extremt. Det är väldigt knepigt att hålla näsan över vattenytan.
Hon har haft anledning att fundera mycket över dokumentationskulturen. Förra året blev hennes skola anmäld till Skolinspektionen av ett föräldrapar, som ansåg att skolans insatser för deras barn hade varit otillräckliga.
Ingela Fondin tecknar bilden av ett elevvårdsärende, där skolan lagt ner mycket kraft och tid på att vinna föräldrarnas förtroende i samarbetet. Men som slutade med att hon gjorde en anmälan till socialtjänsten om att barnet misstänktes fara illa. Föräldrarna i sin tur vände sig till Skolinspektionen.
Inspektionen hade synpunkter på dokumentationen, beskriver Ingela Fondin. Till exempel var åtgärdsprogrammet ofullständigt.
– I vissa känsliga lägen, där familjen har det extremt kämpigt, fungerar det inte att kasta fram ett papper och säga: skriv på här nu. Hade vi gjort det, hade vi inte kommit så långt som vi faktiskt gjorde. Om jag får kritik för det, så tar jag det.
Ibland kan åtgärder som skolan och föräldrar enas om också vara ganska pragmatiska. Ingela Fondin har själv tagit på sig att under en tid hämta en viss elev varje morgon, för att eleven skulle komma iväg till skolan. Men i ett protokoll kan man knappast skriva ”vi provar att rektor hämtar x på vägen”, menar hon.
– Betoningen på skrivandet riskerar att gå ut över eleverna.
Det får inte ske att barn far illa i skolan, fortsätter hon. Och det är klart att skolan ska dokumentera!
– Men det är olyckligt att det måste stå så väldigt tydligt att vi har gjort det och det, för att det inte ska slå tillbaka på oss. Vi riskerar att tappa fokus på vad det är eleven behöver. I stället fokuserar vi på hur vi ska formulera det vi gör på bästa sätt. Jag har sett att det händer.
För det pedagogiska ledarskapet är det betydelsefullt att rektorer besöker lektionerna har Skolinspektionen påpekat.
Ingela Fondin hinner sällan, trots att hon vill. Samtal med lärare och elever om lärandet är också alltför sällsynta. Administrationen tar för mycket tid, trots att hon har stöd av en intendent, en kanslist och två biträdande rektorer, totalt 3,8 tjänster.
Hon vill inte prioritera administration framför undervisning.
– Balansgången kan bli dumdristig, men det blir lätt så att jag tar på mig mera själv i stället.
Elevvårdsärendena genererar mycket papper, liksom arbetet med individuella utvecklingsplaner. Skolan har fått köpa in tre stora säkerhetsskåp för att kunna arkivera allt.
– Förr gällde det bara elever med särskilda behov. Nu ska varje elev ha en mapp och varenda sak diarieföras och arkiveras, oavsett om eleven har svårigheter eller inte.
Arbetsmiljön kommer högt upp på listan när hon ska räkna upp andra ansvarsområden, som ökar mängden administration. Elevskyddsombuden ska utbildas och skyddsarbetet dokumenteras. Olycksfall ska rapporteras till Arbetsmiljöverket, som före jul då en elev svimmade och bröt armen under träningen för lussefirandet.
Personalfrågorna, löneprocessen, ekonomin, lokalansvaret, föräldrarnas medverkan, likabehandlingsplanen, kvalitetsarbetet och verksamhetsplanen resulterar också i dokument.
– Sen genererar vi en hel del papper själva, i de projekt vi driver. Det är det roligaste förstås, eftersom de handlar om att hitta vägar till förbättringar.
Maten lagas på plats och köket levererar även lunch till en grannskola. Som rektor är Ingela Fondin ansvarig för att livsmedelstiftningen följs, att maten är näringsriktig och att inte barn med allergier av misstag får i sig något som de inte tål. Hon har kunnig personal och är trygg i sin bakgrund som hushållslärare.
Men många rektorer tycker att matfrågorna är jättesvåra, har hon förstått. Ansvaret för maten borde kunna ligga på någon annan än rektorn, anser hon.
Rätten att bevilja ledighet skulle kunna delegeras till lärarna.
– Och i den bästa av världar skulle hela den ekonomiska uppföljningen skötas av en kvalificerad ekonom.
Onödiga dokument då?
– Ja, allt det här kring IUP, alla åtgärderna som ska dokumenteras ner på minsta nivå. Alla planer vi skriver – genus, antimobbning, narkotika- och tobaksförebyggande – det finns risk att vi fastnar i dem. Och alla enkäter vi ska göra, mycket skulle kunna lösas på ett bättre sätt tillsammans med föräldrarna.
Hon befarar att dokumentationen och administrationen kommer att öka framöver, till följd av skollagens behörighetsregler och de detaljerade kursplanerna.
– Det finns en risk att vi går tillbaka till en avprickningsskola, där lärprocessen faller undan och lärare prickar av på en lista att de gjort rätt, och där utslagningen ökar. Jag är bekymrad.
|
|
Forskare befarar att skolan inte hinner med verksamheten
Kraven på dokumentation genomsyrar arbetslivet. Men alla planer och redovisningar som skrivs gör inte verksamheten bättre – ofta tvärtom, menar forskaren Anders Ivarsson Westerberg.
Det går inte att säga exakt hur kraven på skriftlig dokumentation i arbetslivet har förändrats under de senaste decennierna. Men de flesta undersökningar pekar på att allt mer tid läggs på att upprätta olika slags dokument, säger Anders Ivarsson Westerberg, forskare i samtidshistoria vid Södertörns Högskola.
– Administrationen är som Heffaklumpen i Nalle Puh. Alla har hört talas om den, men ingen har sett den. Man ser bara spåren.
I ett pågående forskningsprojekt ser han en tydlig trend mot fler dokument inom bland annat skolan och vården.
Förklaringen ligger i det utvärderingstänkande som gjorde sitt intåg i offentlig sektor på 1980-talet, från företagsvärlden, beskriver Anders Ivarsson Westerberg. Han citerar den brittiske forskaren Michael Power, som myntat begreppet revisionssamhället (audit society) för att beskriva framväxten av kontrollprocedurer.
Samhället försöker gardera sig mot problem genom att kräva dokumentation av organisationer och företag. I botten finns ett slags misstro, menar Power, och en felaktig balans mellan granskning och tillit har uppstått.
Den bärande idén i dag är styrning genom mål och resultat, en modell som Anders Ivarsson Westerberg inte tycker passar bra för så komplexa verksamheter som exempelvis skolan – och som i sig ger upphov till mycket pappersarbete.
Samtidigt har administrationen flyttat in i många yrkesroller, som tidigare förlitade sig på stöd av yrkesgrupper som var proffs på pappershantering. Rektorer, läkare och poliser förväntas ofta vara sina egna sekreterare.
På en normal kommunal enhet ställs, enligt Anders Ivarsson Westerberg, mellan femtio och hundra krav från högre nivåer. Ofta ska de redovisas uppåt, skriftligt.
Ju seriösare arbetsplatsen tar dem, desto mer administrativt arbete ger de, beskriver han. Det bildas en arbetsgrupp på arbetsplatsen, man utreder, någon kanske går på kurs och det dokumenteras i flera steg innan planen är klar.
– Då har mycket tid gått och egentligen har man inte gjort något alls.
Syftet är förstås gott.
– Insyn, god kvalitet, jämställdhet och god miljö är bra värden, säger Anders Ivarsson Westerberg. Risken är bara att man planerar så mycket att man inte hinner med verkligheten.
Vetskapen om att man kan bli granskad leder också till ett ökat skrivande, har han sett. Tidigare skrev läkare journaler med tanke på att kolleger som tog vid, skulle få veta det de behövde om patienternas sjukdomshistoria. I dag har de även en eventuell framtida granskning i åtanke.
– Då skriver man inte bara det som är medicinskt motiverat, utan dokumenterar också för att hålla ryggen fri.
Att elevernas rättigheter har stärkts är en positiv utveckling, anser Anders Ivarsson Westerberg. Men de procedurer som en viss rättighet ger upphov till, kan också styra skolans arbetssätt i en riktning som inte är den bästa en viss situation – men som skapar de ”rätta” dokumenten – och ge en falsk känsla av effektivitet.
Som förälder har han upplevt lätt absurda IUP-samtal. Till exempel när en dotter i 4-5-årsåldern skulle formulera mål för sin tid i förskolan, som sedan skrevs ner och undertecknandes av samtliga.
– Man inser att det är något som måste göras, även om det inte alltid är praktiskt relevant, så man stökar över det. Det fungerar som samtalsverktyg, men vad säger att det är det bästa sättet?
Anders Ivarsson Westerberg tvivlar på att granskningskulturen och det omfattande dokumenterandet gör verksamheter som skolan bättre.
– Jag tror faktiskt att det har blivit sämre. De administrativa styrmodellerna ger för stort fokus på procedurer och mätbara saker. Dessutom krockar de ofta med professionernas uppfattning om vad som är det bästa sättet att göra saker på.
|
|
Ny lag kan ge lindring
Redovisningskraven försvinner - Större möjlighet till delegering
Planer mot kränkande behandling, åtgärdsprogram och individuella utvecklingsplaner hör till det som Skolinspektionen ofta kritiserar i sin granskning av skolor. Och uppföljningen av kunskapsresultaten.
– Rektorernas beslut måste vila på stabil grund, säger Kjell Hedwall, Skolinspektionen.
Kraven på dokumentation och mängden administrativa inslag i skolledares arbete hänger ihop med de olika rollerna. Rektor är pedagogisk ledare och ansvarig för att skolan lever upp till styrdokumenten och att eleverna får det de har rätt till. Men även chef i en organisation, ofta kommunal, med ansvar för ekonomi, personal med mera. I arbetet förekommer myndighetsutövning.
Att lista de regleringar som påverkar rektorernas administrationsbörda låter sig knappas göras. Skollagen och förordningarna är förstås centrala, liksom förvaltningslagen och kommunallagen.
Utöver det finns bestämmelser – i lagar, förordningar, föreskrifter, avtal och kommunala beslut – som rör diskriminering och likabehandling, offentlighet och sekretess, jämställdhet, anställningsskydd, medbestämmande, löner, sjukdom och rehabilitering, kvalitetsarbete, elevhälsa, arbetsmiljö, lokaler och livsmedel. Med mera.
Alla som Skolledaren har talat med inför de här artiklarna, tycks hålla med om att kraven på skolans dokumentation har vuxit de senaste decennierna. Det finns dock olika bilder av ökningens storlek – och om den är ett problem.
Kjell Hedwall, chef för Skolinspektionens Stockholmsavdelning, menar att kraven på dokumentation visserligen är högre nu än när han själv var rektor för tjugo år sedan, men att det skett en gradvis förändring, ingen ”explosion”.
Om rektorer upplever kraven starkare i dag handlar det nog mest om höjda förväntningar på skolan, tror Kjell Hedwall.
Rektorer har alltid varit skyldiga att skriftligt dokumentera det som har betydelse för myndighetsutövningen, konstaterar juristen Lars Werner. Han är tjänstledig på deltid från utbildningsdepartementets rättssekretariat och förläser ofta om skoljuridik.
– Tidigare fanns inte så många precisa krav på att man skulle upprätta dokument som heter si eller så, säger Lars Werner. På senare år har det tillkommit ett antal krav på skriftliga planer och krav på skriftliga kvalitetsredovisningar.
Skolinspektionen pekar ofta på brister i dokumentation, till exempel när det gäller åtgärdsprogram, individuella utvecklingsplaner, IUP, och arbetet mot kränkande behandling. Att kvalitetsarbetet i många skolor inte är systematiskt och dokumenterat är en annan återkommande synpunkt. Det är inte konstigt att kraven är höga, säger Kjell Hedwall.
– Att dokumentera, sammanställa och följa upp betygsresultaten och resultaten på de nationella proven är en del av det pedagogiska ledarskapet. Rektor måste ha ett gediget underlag att resonera med sina lärare utifrån. Vad ska man utgå från, om det inte finns någon sammantagen dokumentation?
I ärenden som kan komma prövas rättsligt är dokumentationen speciellt viktig. En elev som upplever att hon eller han har utsatts för kräkningar kan kräva skadestånd av skolan upp till tio år senare.
– Det är väldigt viktigt att kunna visa vad man verkligen har gjort, säger Lars Werner. Det mänskliga minnet är kort. Det är inte heller säkert att det är den elev som man la ner så mycket tid på och satte in så mycket åtgärder för, som kommer tillbaka. Det kan vara en som ingen minns.
En nytillträdd rektor kan behöva svara på frågor som rör företrädares eventuella försummelser. Att en rektor har slutat hindrar inte Skolinspektionen från att ge kritik. Elevernas rättigheter är inte knutna till någon viss befattningshavare.
Införandet av skadestånd har ökat uppmärksamheten på frågorna.
– Men den som dokumenterar för att hålla ryggen fri har missat poängen, säger Lars Werner. Varför förs det journal i sjukvården? För att den som tar över ska kunna fortsätta där den föregående slutat. Man dokumenterar för att åtgärderna ska bli så bra som möjligt.
Rektorer som dignar under pappersbördan bör veta att det ställs få formkrav på hur dokumentationen ska se ut, påpekar han. Beslut som kan överklagas måste vara skriftliga. I exempelvis elevvårdsärenden ska faktauppgifter av betydelse, även muntliga, och bedömningar noteras. Men rektorn måste inte skriva långa epistlar om allt som vårdnadshavare har sagt.
– Allmänt tyckande ska inte vara med. Det skrivs faktiskt en hel del som inte behövs.
Den nya skollagen kan också visa sig innebära en lindring, på vissa punkter. Kravet på att upprätta en särskild skriftlig kvalitetsredovisning försvinner.
Men kvaliteten måste fortfarande följas upp och dokumenteras och huvudmannen kan även framöver kräva kvalitetsredovisningar.
En annan förändring är att rektorer får större möjligheten att delegera, även om de har kvar det övergripande ansvaret. Enligt Lars Werner kan nästan alla frågor som rör skolenhetens inre organisation läggas på andra anställda, förutsatt att de har kompetens och befogenheter.
Syftet är att ge rektor bättre förutsättningar att vara pedagogisk ledare.
– En målmedveten rektor får goda möjligheter att låta andra göra mycket av det formella arbetet, till exempel fastställa schema, dela in i klasser och upprätta åtgärdsprogram, säger Lars Werner. Bara om man kommer fram till de mest ingripande åtgärderna, anpassad studiegång och särskild undervisningsgrupp, krävs rektors beslut.
Margareta Edling
(Nr 1/2011)
|
|
|
|
När Arbetsmiljöverket har synpunkter på skolors dokumentation handlar det ofta om brister i det systematiska arbetsmiljöarbetet, till exempel att risker inte kartläggs och bedöms i förväg eller att det saknas rutiner vid till exempel olycksfall och tillbud.
Arbetsmiljöansvaret omfattar både personal och elever.
Formellt ligger det yttersta ansvaret högst upp i organisationen, till exempel på nämndordföranden. I praktiken ligger det i skolan ofta på rektorn, ibland även på lärare som fått särskilt ansvar för arbetsmiljöuppgifter.
Ansvaret är personligt, vilket innebär att en rektor, som inte lever upp till sina skyldigheter, kan dömas att betala skadestånd om det till exempel händer en olycka.
De senaste åren har åtminstone några rektorer per år åtalats för arbetsmiljörelaterade brott. De flesta ha dock frikänts. Målen har gällt bland annat olycksfall under lektioner, utflykter och praktik.
Att tillbud inte anmälts till Arbetsmiljöverket är en annan vanlig fråga.
|
|
Under 2010 (fram till den sista november) gjordes närmare 1 000 anmälningar till Barn- och elevombudet/ Skolinspektionen om kränkande behandling i skolan.
Siffran för 2009 var 600 anmälningar. I en tredjedel av dessa fall riktades kritik mot huvudmannen.
Sedan starten i april 2006 har Beo krävt skadestånd av skolhuvudmän för 87 barns och elevers räkning.
I de flesta fallen har skadeståndet betalats ut, i en del ärenden har parterna förlikats på en lägre ersättningsnivå. Tio fall väntar på avgörande i domstol, bland annat ett som rör utfrysning.
Beo har överklagat tingsrättens dom till hovrätten.
|
|
|