Söka EU-medel kräver tålamod och exakthet

Att söka EU-bidrag är inte så lätt. Framför allt kräver det tid. Här förklarar vi hela processen.

Att söka EU-bidrag och skriva ansökningar har ett rykte om sig att vara svårt och krångligt och därför avskräcks många från att ens försöka.
Tidsaspekten är kanske den svåraste att komma över. Det är inte många lärare eller rektorer som har utrymme i sina tjänster för att författa ansökningar, kanske hundra sidor långa när de är färdigställda. Dessutom på engelska.
Därför anlitar alltfler förvaltningar antingen konsulter eller anställer särskilda EU-samordnare.
Faktum är dock att det är projektutvecklingen som utgör lejonparten av ansökningsarbetet och behöver genomföras noggrant för att innehållet i ansökan ska vara lättare att formulera.
Ju klarare den sökande är över vad som ska göras, varför och hur, desto lättare blir det att skriva. Och det går att få rutin med tiden.
Från idé till ansökan
Första steget och kanske det viktigaste momentet på väg mot en ansökan är att identifiera ett utvecklingsbehov. En projektidé bör följaktligen alltid ha sin grund i något som behöver förbättras eller i problem som ska lösas.
Ordinarie verksamhet stöds aldrig, inte ens sådant som visserligen krävs för projektets genomförande men kan antas ingå i den övriga verksamheten.
Det är alltså inte troligt att ett antal skolor som vill utveckla en ny undervisningsmetod skulle få pengar till att köpa testdatorer till sina elever.
Däremot skulle kompetensutveckling av lärarna – så att de sedan kan utveckla metoden – kunna gå igenom, eller framställande av undervisningsmaterial.
Dessutom bör det röra sig om områden som inte bara berör enskilda skolor i projektet, utan om en problemlösning med ett europeiskt mervärde (”added European value”) i blickpunkten.
Projektresultaten ska kunna tillämpas brett i Europa.
Ett EU-projekt handlar nämligen om att medlemsländerna samarbetar för att hitta metoder i utvecklingen av olika samhällsområden, eller om att skapa goda exempel och lära av varandra, eller också om att överbrygga kulturella skillnader, skapa mötesplatser och möjliggöra givande samtal.
När behoven är välformulerade och projektidén någorlunda klar är det dags att undersöka potentiella EU-program och fonder. I programguider och handledningar står det att utläsa vilka prioriteringar som gäller för det utvalda programmet.
Inte sällan behöver idén omformas och anpassas till programmet, men är den bra klarar den en sådan anpassning.
Redan vid det här laget bör man se sig om efter samarbetspartners i Europa.
Finns inga internationella kontakter i organisationen kan man bland annat söka i partnerbaser, som finns inom de flesta EU-programmen. Det kan hända att någon annan redan tänkt liknande tankar och efterfrågar samarbetspartners.
Att börja ett internationellt samarbete med att ansluta till andras projekt i stället för att leda ett själv är inte fel. Annars lägger man ut en kort beskrivning av projektet i basen.
När det gäller internationellt samarbete är det bra att tänka strategiskt: Vilka länder är bra att ha med? Vilken geografisk spridning är bäst? Vilka erfarenheter och vilken kompetens krävs för att förverkliga idén?
Arbetet fortsätter nu på internationell nivå. Det är viktigt att alla parter är aktiva i utformningen av projektet. Oftast anmodas man beskriva i ansökan på vilket sätt de olika aktörerna har bidragit till projektutvecklingen.
Inom Programmet för livslångt lärande finns möjlighet att söka pengar till förberedande möten. Minst ett sådant möte är nödvändigt och värt att lägga tid på, även om det skulle behöva ske för egna pengar. Det är under ett sådant möte som projektidén utvecklas och anpassas till förutsättningar i de olika länderna.
En hel del behöver diskuteras: Vad ska uppnås med projektet? (projektmål), Vad ska göras för att uppnå målen? (aktiviteter), Vilka resurser behövs? (projektbudget), Hur vet vi att vi uppnått målen? (indikatorer).
Ju större samstämmighet i frågorna under mötet desto lättare att i fortsättningen samarbeta via mailen.

Som exempel kan ett pågående projekt, OWL (Older workers in learning), tjäna. Idén till OWL är sprungen ur ett påtagligt problem som europeiska länder antingen har börjat brottas med eller står inför, nämligen vikande arbetskraftsförsörjning på grund av Europas demografiska förändringar.
Konsekvensen blir att den arbetande populationen inom en inte alltför avlägsen framtid kommer att behöva stanna kvar på arbetsmarknaden längre än man gör i dag. Detta i sin tur kommer att kräva utbildningsinsatser, så att de äldres kompetens inte sackar efter på den föränderliga arbetsmarknaden.
En metod som anses vara ändamålsenlig är arbetsbaserat lärande och den vill parterna i OWL studera och vidareutveckla.
OWL leds av en avdelning i Italiens näst största fackförening, CISL. I Sverige är det två utbildningsanordnare i Göteborgsregionen som ingår i partnerskapet, i Tyskland en fackligt ägd yrkesutbildningsaktör och en småföretagarförening, I Polen en avdelning i fackföreningen Solidaritet och i Storbritannien ett universitet.
Sammansättningen av partnerskapet garanterar olika perspektiv på de äldres lärande, både arbetsmarknadens och utbildningssektorns, även vetenskapens, och därmed uppvisar projektet god förankring och stor möjlighet att sprida sina resultat i rätta sammanhang.
För OWL:s del var det självklart att söka medel ur fonden Leonardo da Vinci/partnerskap, som ingår i Programmet för livslångt lärande. Leonardo riktar sig till yrkesutbildningar.
Internationella programkontoret är den myndighet som stödjer utbildningsanordnare i det internationella arbetet och deras hemsida (www.programkontoret.se) innehåller all nödvändig information och goda råd.

Då är det slutligen dags att beskriva projektet, alltså författa ansökan. Till sin hjälp har den som skriver programguider, handledningar och ansökningsformulär med rubriker och förklarande frågor. Det är en väl använd tid att tillägna sig innehållet i alla handlingar, även om de kan vara omfattande. Oftast ger de en värdefull vägledning i vad programsekretariaten förväntar sig av en ansökan och – inte oviktigt – en lektion i språkbruket.

text: Danuta Ciasnocha