Med de arbetsuppgifter som åvilar en chef med personalansvar kan man inte ha mer än max knappt trettio underställda. Det fastslås i en rapport från Socialstyrelsen.

Socialstyrelsens rapport heter ”Hur många direkt underställda kan en chef ha”? Rapporten konstaterar att de svenska kommunerna har cirka 35 000 chefer på 700 000 anställda.
Rapporten beskriver situationen inom vård och omsorg men har hög relevans även på skolans område. Däremot har den inte inkluderat och värderat alla de nationella uppdragen som rektorer ansvarar för och de arbetsuppgifter som dessa genererar utan enbart det som hör till chefskapet.
På skolområdet har strategin att låta rektor samordna uppgifter som tidigare låg på den centrala administrationen utvecklats långt, konstaterar rapporten. Allt fler uppgifter läggs ut på rektor utan att rektor avlastas andra uppgifter.
– Men en organisation ska ha tillräckligt många chefer för att de ska kunna se sina underställda, dock inte så många att personalens behov av egenkontroll och ansvar omintetgörs, säger rapportens författare Lena Andersson-Felé, forskare vid Göteborgs universitet.
– Välfärdstjänstearbete är en mycket speciell form av människoförändrande verksamhet. En stor del av fundamentet för medborgarnas gemensamma liv och sociala integration byggs och formas genom detta arbete

En traditionell chef som pekar med hela handen kan ha fler underställda än en modern chef som mer är intresserad av att coacha personalen. Men det är den senare chefstypen som är det nya idealet i Sveriges kommuner.
Chefen ska motivera de anställda, som i sin tur ska ta ett större ansvar. Rapporten har en diger lista över de arbetsuppgifter som en personalansvarig chef har: verksamhetsplanering, verksamhetsutveckling, verksamhets- och ekonomiuppföljning, personalplanering och rekrytering, möten med chefer på högre nivåer, möten med chefer på samma nivå, kontakter med underställda i form av arbetsplatsträffar, utvecklings- löne- och rehabiliteringssamtal, liksom konflikthantering. Rektors nationella uppdrag oräknade.
– Om personalen vill vara synlig för sin chef och exempelvis kunna förhandla om sin lön eller sina arbetsuppgifter, hur många kan de då dela chefens uppmärksamhet med? Det är en central fråga, anser Lena Andersson-Felé.
Rapporten beskriver hur antalet chefer reduceras vid de förändringar som nu sker i kommunerna och att varje chef får fler underställda.
Men den pekar också på att organisationer som bara unnar sig det allra nödvändigaste endast vinner kortsiktig kostnadseffektivitet. På längre sikt kan det innebära ett hinder för utveckling och förändringar, särskilt som planer för strategisk utveckling saknas.
– Den offentliga sektorn genomgår nu omfattande omstruktureringar och ekonomiska nedskärningar, konstaterar Lena Andersson-Felé.
– När verksamheten bedrivs utan marginaler skapar det en sårbarhet där minsta störning kan få omfattande konsekvenser. Rationalisering innebär, nästan definitionsmässigt, ökade krav på cheferna eftersom avsikten är att med färre personer bibehålla en oförändrad verksamhet.

En nödvändig förutsättning för chefen är att det finns en ömsesidig lojalitet och tillit mellan chef och underställda. Men då måste chefen finnas på plats och vara synlig, prata, umgås, visa intresse och lyssna.
Personalen vill att chefen ska visa omsorg om varje enskild individ och hela personalgruppen, vara rättvis och konsekvent, se individernas potential och kapacitet, kompetens och kunskaper, kunna anpassa sig efter gruppen och vara ödmjuk. Dessutom vill personalen att chefen helst har humor...
Chefens eget välbefinnande påverkar i hög grad verksamhetens kvalitet och personalens arbetsglädje. Men betydelsen av hur chefen själv mår och upplever sitt arbetsklimat har aldrig utgjort ett centralt tema inom arbetsmiljöforskningen.
Detta trots att chefer som inte trivs och som själva är utsatta för negativ stress inte kan förväntas tillföra så mycket positivt till verksamheten. Från Sveriges Skolledarförbunds egna undersökningar vet man dock att de allra flesta rektorer trivs med jobbet, trots att de arbetar alldeles för mycket.

text: Bill Erlandsson