Nr 1/15 2015-01-22

Bilden av bästa kommunikativa ledaren

En kommunikativ ledare engagerar medarbetarna, tar in dem i beslutsfattandet och ger återkoppling. Öppenhet och närvaro är andra kännetecken. Som chef man kan man öva upp sig. – Det handlar inte om att göra nytt, utan om att utveckla det man redan gör i vardagen, säger Catrin Johansson, ledarskapsforskare.

Det ställs många krav på en kommunikativ ledare. Forskaren Cathrin Johansson pekar särskilt på vikten av att skapa öppenhet. Foto: Magnus HartmanKommunikation på arbetsplatsen är bra – det är väl känt och knappast ifrågasatt. Forskning har visat att både arbetsresultat och arbetsmiljö blir bättre om de som jobbar upplever att kommunikationen fungerar.
Men vad innebär det egentligen att vara en kommunikativ ledare?
Catrin Johansson, professor i kommunikation vid Mittuniversitetet, har tillsammans med sina forskarkolleger ringat in begreppet, bland annat genom att intervjua chefer och medarbetare på privata företag i Sverige och utomlands.

Lyhördhet och dialog är viktiga inslag i kommunikativt ledarskap, beskriver hon.
– Kommunikativa ledare är duktiga på att inte enbart prata själva, utan även lyssna på andra och skapa möjlighet till dialog. De gör det i vardagen, inte bara vid speciella tillfällen. Tillgänglighet är en annan dimension som medarbetarna lyfter fram. De värdesätter att man kan gå in till chefen med problem och frågor.

Ledare, som uppfattas som kommunikativa, är också bra på att involvera dem som berörs inför viktiga beslut. De bjuder in till delaktighet, ger möjlighet att påverka och uppmuntrar folk att säga vad de tycker. Att involvera är ett typiskt svenskt kriterium, fann forskarna.
– Vi har ju till och med ett ord för det, "förankra", som inte är så lätt att översätta, säger Catrin Johansson.
Återkopplingen är viktig, även då det inte av något skäl inte går att tillgodose de anställdas synpunkter. Chefen ska tala om att ledningen har lyssnat, förklara beslutet och motivera det. Om processen känns juste och återkopplingen görs på ett bra sätt, är det lättare att ta att resultatet blev ett annat än man önskade.

Ännu ett centralt inslag i kommunikativt ledarskap är att anpassa informationen. Det innebär att ledaren delar med sig av information, utifrån de behov som olika medarbetare har. De ska känna sig trygga med att de snabbt får veta det de behöver för att kunna göra sitt jobb. Informationen ska vara relevant och ges vid rätt tidpunkt, på ett sätt som medarbetarna kan ta till sig.
– Alla behöver inte veta allting, säger Catrin Johansson. Chefen måste sålla och sortera i det enorma informationsflödet, till exempel förklara vad olika signaler från förvaltningen i en kommun innebär för medarbetarna.

En kommunikativ ledare är så öppen som möjligt.
– Annars skapas ett informationsvakuum, där det lätt uppstår rykten.
I vissa lägen kan det fungera att använda mejl som kommunikationskanal, andra gånger bör man prata – enskilt eller på ett större möte.
– Mejl tar bort nyanser och kan tolkas på så många olika sätt. Ju svårare det är att tolka budskapet, desto viktigare är det med muntlig kommunikation. För att skapa gemensam förståelse behövs både möten och informella samtal. Men text är förstås också viktigt, så att man kan gå tillbaka och stämma av. Vad var det vi kom överens om?
Tydlighet är ytterligare ett kännetecken för kommunikativt ledarskap. I vardagen betyder det att medarbetarna förstår vad chefen menar, beskriver Catrin Johansson. Målen för verksamheten förmedlas så att de känns klara och lätta att tolka. Ledaren skapar förståelse, så att de som jobbar har ungefär samma bild av vad de gör och vart de är på väg.

Hur gör man då, för att vara den där kommunikativa ledaren?
Startpunkten är, enligt Catrin Johansson, att utgå från sig själv. Som chef kommunicerar du redan, oavsett om du tänker på det eller inte. För att utveckla ledarskapet gäller det att bli medveten om hur du gör idag.
– Det handlar inte om att göra något nytt. Man kan använda det man redan gör i vardagen och finjustera det. Släng inte allt över bord och försök bli en ny person. Det går att öva sig.

Fråga personalen hur de ser på kommunikationen, råder hon. Det är ett enkelt sätt.
– Sök feedback på ditt eget beteende, till exempel genom att ta upp frågan vid medarbetarsamtalet. Hur tycker du att kommunikationen mellan oss fungerar?
Men kommunikation handlar också om vilka förutsättningar chefen själv har fått. Det gäller särskilt mellanchefer.
– Om din egen chef inte delar med sig av information, har du ju sämre förutsättningar att agera kommunikativt gentemot din egen personal.

Antalet underställda medarbetare och stödet till chefen är också viktiga komponenter. Catrin Johanssons studier gäller privat sektor, men hon har ändå en bild av att mellanchefer i offentlig sektor ofta har ett svagt stöd från HR-funktioner och liknande.
– Skolledare kan nog vara ganska ensamma. Samtidigt har ju rektorn för en skola större möjlighet att samla medarbetarna runt sig och prata direkt till dem än vad chefer har i stora företag.
Arbetsplatser som på ett mer genomgripande sätt vill förändra sitt sätt att kommunicera, bör börja med att definiera vad som är viktigt i den egna verksamheten, anser hon. Kommunikationsfrågorna i skolan berör lärare och övrig personal, men även elever och föräldrar. Vilken typ av ledarskap behövs här? Vilka kommunikativa beteenden är viktigast?
Sedan bör man regelbundet utvärdera ledarnas kommunikativa förmågor. Då räcker det inte med en enda rak fråga i medarbetarenkäten, konstaterar Catrin Johansson. Det gäller att välja en enkät som verkligen mäter det man vill veta.

Enskilda chefer kommer att kunna identifieras i resultaten. Detta kan det finnas motstånd mot, men annars går det inte att arbeta med kompetensutveckling, fortsätter hon. Därför är det centralt att ledarna har förtroende för utvärderingen och att arbetsgivaren är beredd att göra insatser utifrån resultatet. Chefer som behöver det, ska få handledning och råd, till exempel ledarskapsutbildning med inriktning på kommunikation.
– Har man inte kompetens eller resurser att ta hand om resultatet, är det bättre att inte mäta alls, om jag får vara drastisk, säger Catrin Johansson.

Kommentarer

Det finns inga kommentarer för denna sida ännu.

Fler nyheter

"Nu måste resultaten bli bättre"

2019-04-17

Viktigaste frågorna? - De gamla vanliga, svarar Anna Ekström. Kunskapsresultaten måste förbättras...

Fem frågor...

2019-04-17

...till Mats Gerdau, ks-ordförande i Nacka och ny ordförande i Sveriges Kommuner och landstings,...

Ökade krav slår hårt mot förskolan

2019-04-17

Förskollärarna möter många dilemman. Höga ambitioner och ett vidgat pedagogiskt ansvar krockar me...

Satsning på professionen

2019-04-17

En ledande profession. Det är utgångspunkten i en ny satsning från Sveriges Skolledarförbund. Und...

Direktväg till kansliet - snabb väg för chefer

2019-04-17

- Sveriges Skolledarförbund har en väl fungerande struktur när det gäller att skolledare företräd...