Nr 3/20 2020-05-26

Mer tid för utveckling

Stora skillnader mellan förvaltningarna kom fram då Lomma kommun undersökte förutsättningarna för sina chefer. Det ledde till att Jonas Hällström fick en rektorskollega. Nu har han mer tid för pedagogiskt ledarskap och skolutveckling. Dessutom rimligare arbetsbörda. Arbetsdagarna är mycket roligare.

– ­­Vi jobbar hårt, precis som förut, men är en stor skillnad i känslan. Nu är det kul! Tidigare var det mer som ett ok, som låg tungt över axlarna, säger Jonas Hällström, rektor på Fladängskolan.

Skolan ligger centralt i Lomma, nära Höje å med alla sina småbåtar. Havet finns på gångavstånd, med vidsträckta sandstränder, som erbjuder fina ytor för lek.

Fram till i höstas var Jonas Hällström ensam rektor på skolan, som har 430 elever i årskurserna F-6. Han var chef för cirka 55 medarbetare. Nu delar han ledarskapet med en biträdande rektor, Cecilia Bäck.

Hon ansvarar för årskurserna 4–6, resursteam och den praktiskt/estetiska gruppen. Han har ansvar för F-3, fritidshem och för de beslut som skollagen slår fast att enbart rektor får ta. De arbetar tätt ihop.

– I det löpande arbetet jobbar vi med samma mandat, men olika ansvarsområden, säger Jonas Hällström.

Lomma kommun genomförde 2017–2019 ett projekt där man bland annat kartlade de organisatoriska förutsättningarna för chefer i verksamheten. I arbetet användes ett forskningsbaserat verktyg som kallas Chefoskopet (se faktaruta). Det har utvecklats av den partsgemensamma arbetsmiljöorganisationen Suntarbetsliv.

Kartläggningen visade att antalet medarbetare per chef varierade kraftigt mellan förvaltningarna. Rektorer hade i snitt ett fyrtiotal underställda, chefer i teknisk förvaltning omkring tio.

Två skolor – Fladängskolan och Bjärehovskolan – stack ut särskilt i kartläggningen. De fick varsin ny biträdande rektor.

Fladängskolan hade nyligen gått igenom en omorganisation. På plats fanns en arbetsorganisation som fungerade i ett läge där det gällde att skapa stabilitet, kultur och riktning, beskriver Jonas Hällström.

Men att som ensam chef för ett femtiotal medarbetare jobba med skolutveckling – det är en omöjlighet, fortsätter han.

Idag arbetar han och Cecilia Bäck mycket med verksamhetsbesök. De inleder arbetsdagarna med morgonrundor på våningsplanen för låg- respektive mellanstadiet. De ser stora vinster med att kunna vara mer synliga för elever och personal.

– Vi går runt, fångar upp detaljer och löser småfrågor innan de hinner växa sig stora. Vi kollar hur läget är, bekräftar och svarar på lärarnas frågor. Det känns väldigt stimulerande att ha möjlighet till det, säger Jonas Hällström.

De gör också fler klassrumsbesök, både spontana och planerade.

– Det gör att vi som skolledare kan ha mer av klassrumsnära pedagogiska diskussioner. Vi kan jobba på ett helt annat sätt med skolutveckling. Vi kan ha fokus på det som verkligen får effekter för elevernas lärande och resultat.

Det här är vad lärarna efterfrågar, fortsätter han.

– De vill prata om hur de kan utveckla sitt hantverk – inte ägna mötestid åt en massa praktiska detaljer.

De flesta lärare tycker att det är bra att få återkoppling på sitt klassrumsarbete. När besöken blir rutin, minskar risken att de ses som dramatiska.

– Om man som lärare bara får ett klassrumsbesök per läsår, är det lätt att det blir väldigt upphaussat. Allt ska vara så tiptop, säger Cecilia Bäck. Nu när vi kan titta in oftare, blir det inte en lika stor sak.

Jonas Hällström upplever att det finns en ny glädje i personalgruppen. För egen del uppskattar han att kunna stanna upp och reflektera, tillsammans med en kollega. Det gör det lättare att tänka långsiktigt och hålla fokus på kärnuppdraget.

– Vi kan ha ett bättre förebyggande arbete, i stället för att bara släcka bränder.

Bägge ser delat ledarskap som ett sätt att ge chefer bättre förutsättningar för uppdraget.

– Det är en bred roll att vara rektor. Vi behöver lyfta hur viktigt det är att också rektorer har en långsiktigt hållbar arbetsmiljö, säger Cecilia Bäck.

Målet: Varje chef ska ha 25 medarbetare

– Vi blev förvånade hur stort spann det var i medarbetarvolymen mellan olika förvaltningar, säger Martin Persson, förvaltningschef och skolchef i Lomma.

Skolchef Martin Persson

Lommas mål är 25 medarbetare per chef i skolan. Det är dock en bit kvar till det, säger skolchef Martin Persson.

Kommunens kartläggning ledde till nya biträdande rektorer på två skolor.

Kartläggningen av chefernas organisatoriska förutsättningar ingick i ett utvecklingsprojekt som Lomma kommun gjorde med stöd av Europeiska Socialfonden, ESF. I det deltog även grannkommunerna Burlöv och Kävlinge. De använde ett verktyg från Suntarbetsliv, kallat Chefoskopet (se faktaruta).

Den bild som kom fram visade på en slående skillnad mellan kommunens tre förvaltningar, säger Martin Persson, förvaltningschef tillika skolchef i Lomma.

Rektorerna hade i snitt omkring 40 medarbetare. Socialförvaltningen hade lyckats sänka antalet till cirka 15 per chef. Inom förvaltningen för samhällsbyggnad och teknik hade cheferna runt 10 underställda medarbetare.

– Det här var något som vi haft på känn, men som nu blev uppenbart, säger Martin Persson. Det blev också tydligt att chefer i manligt dominerade sektorer hade bättre förutsättningar från huvudmannen att klara sitt chefsuppdrag. I utbildningsförvaltningen är över åttio procent kvinnor. Då var det självklart för mig att föra in ett genusperspektiv.

Han lyfte också fram rektorernas nationella uppdrag och de höga, komplexa krav som ställs, till exempel på att rektorer ska bedriva utvecklingsarbete.

Kommunens ledningsgrupp antog ett handlingsprogram för att skapa bättre organisatoriska förutsättningar för chefer. Där finns bland annat ett inriktningsmål som säger att ingen chef ska ha ansvar för fler än 35 medarbetare.

Politikerna sköt till två miljoner kronor extra till budgeten. Medskicket var att pengarna skulle användas till att anställa två biträdande rektorer. Förvaltningen la pengarna på 4–6-enheterna och i slutändan gav det alltså biträdande rektorer på Fladängskolan (se artikel intill) och Bjärehovskolan.

För Martin Persson var det viktigt med tydlig delegation till de biträdande rektorerna, i alla frågor där lagstiftningen tillåter det. Annars skulle man inte komma åt problemet med det stora antalet medarbetare.

– Vi ville få effekt ute i verksamheterna, säger han. Medarbetarna skulle veta vem som är deras chef, vem som ska göra verksamhetsbesök, återkoppla, ha lönesamtal och sätta upp individuella utvecklingsmål. Därför måste de biträdande rektorerna ha rektorsansvar för viss verksamhet.

Inriktningsmålet på 35 medarbetare är nu uppnått. Martin Persson ser det som ett första steg, helst vill han komma ner till cirka 25. Han räknar dock inte med att kommunen under överskådlig tid kommer att kunna avsätta nya pengar för det.

I kommunens handlingsplan ingår även att ta fram ett digitalt beslutsstöd för chefer. Ambitionen är att den information som rektorer och andra chefer behöver för att kunna göra rätt prioriteringar ska finnas samlad, aktuell och lätt tillgänglig i ett enda system. Beslutsstödet är under utveckling.

En annan pågående process handlar om att se till att den centrala förvaltningen verkligen fungerar som ett stöd till rektorerna.

Martin Persson refererar till Tillitsdelegationens beskrivning av hur växande central byråkrati i offentlig verksamhet stjäl resurser från – och i vissa fall till och med lägger krokben för – kärnverksamheten och det huvuduppdrag den har. Samtidigt genererar byråkratin nya krav på att chefer längre ner i organisationen ska dokumentera och rapportera in uppgifter. I Lomma har utbildningsförvaltningen centralt minskat ner sin egen administration, säger Martin Persson.

– Vi har valt att stärka den lokala ledningen, och lägga mindre på handläggare centralt som kan störa rektorerna i onödan.

Han tycker att Chefoskopet fungerade bra för att göra chefers organisatoriska förutsättningar synliga.

– Framför allt för att det vilar så starkt i forskning och evidens. Allt som vi gjorde har stöd i gedigen forskning.

Chefoskopet

Chefoskopet är ett verktyg för att förstå och förändra chefers organisatoriska förutsättningar. Det är tänkt att användas i ledningsgrupper, med stöd av en processledare.

Verktyget bygger på forskning vid Göteborgs universitet (Chefiosprojektet). Forskarna ville flytta fokus från chefers individuella egenskaper till de förutsättningar att göra ett bra jobb, som organisationen ger sina chefer. Det handlar till exempel om antalet medarbetare, avgränsning och tydlighet i uppdraget, tillgång på administrativt stöd och kommunikation mellan olika nivåer i organisationen.

De organisatoriska förutsättningarna påverkar chefers arbetsmiljö, hälsa och deras möjlighet att klara uppdraget. Chefers förutsättningar har också stor betydelse för personalens arbetsmiljö.

Chefoskopet är tänkt att ge både en teoretisk grund och metoder för praktiskt förändringsarbete. Innehållet ligger i linje med föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4). Verktyget har utvecklats av arbetsmiljöorganisationen Suntarbetsliv, somSveriges Kommuner och regioner, SKR, och de fackliga organisationerna inom kommuner och regioner står bakom. Läs mer på chefoskopet.suntarbetsliv.se

Fler nyheter

Han satte SKR på kartan

2020-11-24

Nätverk för skolchefer, mer skolforskning, men framför allt att Sveriges Kommuner och regioner,...

Nya regler om tillgänglighet

2020-11-24

Nybyggda arbetsplatser ska vara tillgängliga för så många som möjligt, redan från början. Detsamm...

"Jag vill hellre vattna det goda än att leta fel"

2020-11-24

Hon släpper en boll i ena änden, personalen fångar upp den och ut i andra änden kommer något bra....

Samband mellan hög social status i skolan och god hälsa

2020-11-24

Grunden för en god hälsa läggs under barn- och ungdomsåren. Att främja hälsa tidigt medför vinste...

Den vuxne i rummet klarar samtalet

2020-11-24

I de riktigt svåra samtalen gäller det att behålla lugnet. Som chef bör du vara saklig, korrekt o...